+7 8352202-471
eMail: info@servis21.ru

Facebook


Если у Вас есть вопросы, связанные с Вашей IT инфраструктурой, обращайтесь к нам! Первая консультация бесплатно.



Новости

В CRM для туристических компаний U-ON.Travel добавлены новые полезные возможности. Система стала еще удобнее для работы.

Вебинары Битрикс24 проходят каждую среду в 11:00 (по Москве)

16.09.2017
Вебинары AmberCRM
16.09.2017

Компания «Hawk House Integration»  (разработчик AmberCRM) проводит вебинары по автоматизации бизнеса каждый вторник.

Полку предлагаемых нами CRM прибыло:

С 1 сентября 2017 года УЦ "ТаксНет" вводит сертификат "Универсальный Госзаказ", который включает ранее действующие сертификаты: Федеральный и Стандартный.


Получить начальную (вводную) информацию по IT вы можете в нашей системе дистанционного обучения


10.07.2016

Как сократить неэффективное использование компьютеров?

10.07.2016

Присутствие сотрудника на рабочем месте ещё не гарантирует того, что он будет эффективно заниматься своими непосредственными обязанностями.

 

Возможно, что в вашей компании работают исключительно квалифицированные специалисты, которые не опаздывают и не уходят раньше окончания рабочего дня, а задачи верно поставлены и оптимально распределены по исполнителям и срокам. Казалось бы, все должно быть в порядке: задачи выполняются качественно и в срок, прибыль растет, все счастливы. Может быть, что ваши дела обстоят именно так. В этом случае ваша компания – достаточно редкое исключение.

Присутствие сотрудника на рабочем месте ещё не гарантирует того, что он будет эффективно заниматься своими непосредственными обязанностями.

  • Слишком много времени уходит на не основную деятельность: подготовка отчетов, согласование документов, совещания и т.п. Сотрудникам постоянно приходится переключаться с одних задач на другие, что тоже не повышает эффективность.
  • Компьютеры постоянно «подвисают», перезагружаются и т.п. Программное обеспечение «тормозит» и требует слишком много трудозатрат на выполнение типовых процедур.
  • Сотрудник может тратить на подготовку какого-либо документа в 5-10 раз больше времени, чем объективно на это требуется, ввиду своей низкой квалификации.
  • Сотрудник может, имитируя кипучую деятельность, читать электронную книгу, играть, сидеть в социальных сетях и т.п.

Основные факторы, влияющие на эффективность использования рабочего времени мы разделили на четыре группы:

  • Организация бизнес-процессов.
  • IT инфраструктура несоответствующая задачам.
  • Низкая IT квалификация сотрудников.
  • Нецелевое использование компьютеров.

 

Организация бизнес-процессов.

Возможные последствия недостаточной оптимизации бизнес-процессов:

  • Потери времени на согласования.
  • Потери времени на поиск конкретного ответственного или исполнителя.
  • Всевозможные накладки по времени, исполнителям и т.п.
  • Потери времени на подготовку отчетов и их несоответствие реалиям и т.п.

Для того чтобы минимизировать отрицательное влияние данной группы факторов требуется

Вполне стандартная ситуация, когда какой-либо документ требуется завизировать последовательно у нескольких руководителей разного уровня. В этом случае, обычно, сотрудник тратит кучу времени на то, чтобы попасть на прием и получить визу, либо на ожидание момента, когда документ будет завизирован. Естественно, что в это время сотрудник не выполняет своей работы. Да и процесс визирования документа неоправданно затягивается.

Как вариант минимизации данной конкретной проблемы – регламентация документооборота и внедрение системы электронного документооборота.

Безусловно, упорядочить и оптимизировать бизнес-процессы можно и без средств автоматизации, но с ними вы достигнете на порядок большего эффекта.

 

IT инфраструктура несоответствующая задачам.

На выполнение одной и той же задачи при использовании различных инструментов (программных средств) требуются разные трудозатраты, даже при условии свободного владения инструментом. Что-то может быть сделано намного быстрее в CorelDraw, а не в AdobePhotoShop и наоборот.

Если компьютер «дышит на ладан» или его характеристики ниже, чем требуемые установленным на нем программном обеспечении, то ожидать эффективной работы на нем достаточно наивно.

Грамотный подбор аппаратных и программных средств потребует некоторого финансирования, но окупится за счет эффективности

 

Низкая IT квалификация сотрудников.

Даже если в вашей компании не используются специализированные программы, а лишь Microsoft Office или его аналоги, это еще не значит, что вы не несете потерь из-за неэффективности.

Когда уже стоит задуматься о повышении IT квалификации сотрудника:

  • Если сотрудник в течении 20 минут соображает, как ему вставить в документ таблицу или список.
  • Если межабзацная отбивка реализуется нажатием «Enter», а отступы «Пробелами».
  • Если сотрудник не может быстро прикрепить к письму файл и отправить его.
  • ...

 

Нецелевое использование компьютеров (автоматизированных рабочих мест – АРМ)

Сколько денег на самом деле «вылетает в трубу» из-за различных отвлекающих факторов?

По различным статистическим данным и оценкам экспертов, количество нецелевого использования компьютерного рабочего времени составляет 30%, то есть 144 минуты в день.

  • При средней месячной зарплате сотрудника в 30 000 рублей, стоимость его неэффективного использования рабочего времени для компании обойдётся почти в 108 000 за год.
  • Сотрудник в компании обычно не просто работает, а приносит прибыль. Допустим, она составляет 200 000 рублей в месяц. Тогда потеря выручки компании из-за одного недорабатывающего сотрудника – более 720 000 рублей за год.

Необходимо контролировать не только рабочий график, но и компьютерную активность сотрудников в течение рабочего дня:

  • в каких программах и на каких сайтах они работают;
  • сколько времени это занимает;
  • нужны ли эти программы и сайты им для работы.

 

Если отдел закупок или продаж полдня тратит на сайты торговых площадок, то это вполне допустимо. Но если тот же отдел тратит это же время на социальные сети или что-то «творит» в Adobe Photoshop, то это, как минимум, странно. Еще более странно, если на сайтах торговых площадок тратит время какой-нибудь проектный или технический отдел.

 

Проводить мониторинг использования компьютерного времени без специальных средств – дело достаточно хлопотное, неблагодарное и затратное. В то же время на рынке программного обеспечения имеется достаточно широкий выбор различных как по цене, так и по функциональным возможностям, средств для решения этой задачи. 

 



    Введите код с картинки
    Необходимо согласие на обработку персональных данных