+7 8352202-471
eMail: info@servis21.ru

Facebook


Если у Вас есть вопросы, связанные с Вашей IT инфраструктурой, обращайтесь к нам! Первая консультация бесплатно.



Новости

В связи со скорым выходом ZWCAD 2018 компания ЗВСОФТ предлагает клиентам воспользоваться возможностью получить бесплатное обновление до версии ZWCAD 2018.

Пройден первый этап сертификации RetailCRM. 

Скидка 50% на первый месяц использования сервиса:

10.10.2017
CRM + СМС
10.10.2017

Интегрируем CRM с сервисами смс рассылок.

07.10.2017
CRM + VoIP
07.10.2017

Интегрируем CRM и IP телефонию


Получить начальную (вводную) информацию по IT вы можете в нашей системе дистанционного обучения


16.06.2015

Автоматизация бизнес-процессов: Подводные камни

16.06.2015

Вы решили автоматизировать бизнес-процессы Вашей компании. Вы готовы вложить в решение этой задачи средства. Вы предполагаете, что автоматизация пройдет быстро и безболезненно. Вы ждете от результатов автоматизации положительного эффекта.

Решение верное и, возможно, необходимое, но сразу следует подготовиться к тому, что ни быстрым, ни безболезненным оно не будет. В большинстве случаев потенциальный потребитель средств автоматизации идеализирует как свои возможности, так и возможности предлагаемых программных средств.

 

Распространенные ошибки автоматизации бизнес-процессов:

  1. Мы купим готовую систему, полностью соответствующую нашим требованиям. (Такая система в 99% случаев просто не существует).
  2. Мы сами напишем нужную нам систему, а потом еще и продавать ее будем. (Процесс разработки очень затратен, а продажа маловероятна. Кроме того, не стоит забывать о необходимости доработки и технической поддержки для сопровождения продаж)
  3. Обучать сотрудников не надо. Все должно быть просто и понятно. (Нет систем с идеальным интерфейсом. Нет идеальных сотрудников)
  4. Техподдержка нам не нужна, сами справимся. (В таком случае в штате должен быть специалист знающий систему на 100% не только как пользователь, но и как разработчик)
  5. Модель наших бизнес процессов нам построят без нашего участия. (Никто не может читать ваши мысли, особенно если вы сами затрудняетесь их сформулировать. Модель придется строить совместно с подрядчиком)

Мы не отрицаем возможность идеального варианта развития событий. Однако, это возможно только в том случае если произошло чудо и все необходимые для этого условия совпали.

Основные условия для идеальной автоматизации бизнес-процессов:

  1. Ваши бизнес-процессы строго и однозначно регламентированы.
  2. Регламенты бизнес-процессов выполняются на практике на 100%.
  3. Все сотрудники имеют достаточную квалификацию, чтобы использовать автоматизированную систему управления (АСУ).
  4. Существует АСУ, логика которой полностью соответствует вашим регламентам бизнес-процессов.
  5. Интерфейс АСУ (п.4) абсолютно интуитивен, и терминология АСУ понятна вашим сотрудникам.

К сожалению вероятность такого совпадения стремится к нулю.

Возможные способы автоматизации бизнес-процессов:

  1. Приобрести и внедрить одну из готовых систем.
  2. Разработать и внедрить свою.
2-й вариант на первый взгляд достаточно привлекателен из следующих соображений:
  1. Можно создать систему 100% заточенную под бизнес-процессы именно вашего предприятия.
  2. Разработка «наверняка» обойдется дешевле за счет проектного характера работ (займет меньше времени и на постоянную работу программиста можно не брать).
  3. Можно окупить затраты на разработку и даже получить прибыль за счет продаж готовой системы таким же предприятиям, как и Ваше.
Но это только на первый взгляд. С нашей точки зрения все далеко не так радужно. Пройдемся по «плюсам»:
  1. Потребуется детально прописать модель всех автоматизируемых процессов с учетом ролей, потоков данных, матриц доступа, шаблоны форм и отчетов и т.д. и т.п. И не просто описать, а так чтобы и Вы и исполнитель (программист или подрядчик проекта) трактовали полученную модель идентично.  Вероятность подобного не так уж и велика.
  2. Квалифицированный программист стоит дорого. Если программное обеспечение не обновляется его можно считать умершим. В любом случае возникнет вопрос технической поддержки. «Глюки» и «баги» есть даже у таких монстров разработки как Microsoft, Adobe и др.
  3. Если даже вы найдете компанию, у которой процессы выстроены абсолютно идентично вашим, программу еще надо продать, внедрить и обеспечить техподдержку

 


Задачу автоматизации бизнес-процессов компании можно разбить на несколько последовательно выполняемых подзадач:

  1. Определение объекта автоматизации.
  2. Выбор решения.
  3. Внедрение.
  4. Эксплуатация.

 

Определение объекта автоматизации бизнес-процессов

Во-первых, необходимо определиться с тем, что именно планируется автоматизировать. Вариантов достаточно много:

  1. Автоматизация взаимодействия с клиентами. (CRM)
  2. Автоматизация документооборота
  3. Автоматизация защиты от утечек информации (DLP)
  4. Автоматизация управления проектами
  5. Автоматизация управления ресурсами предприятия (ERP)  и др.

Возможны гибридные варианты, включающие на базе одной из стандартных платформ дополнительный специфический функционал, свойственный другим классам систем

Выбор решения автоматизации бизнес-процессов

К выбору системы следует подойти основательно. Рассмотреть различные варианты с учетом реализации необходимого вам функционала, цены покупки, стоимости эксплуатации, накладных расходов (приобретение серверов, платформ и т.п.), условий обучения персонала.

Внедрение системы автоматизации бизнес-процессов

Процесс внедрения может идти двумя путями

  1. Адаптация бизнес-процессов компании под автоматизированную систему управления, приобретенную вами.
  2. Адаптация автоматизированной системы управления под задачи вашей компании.

И первый и второй варианты предполагают обучение персонала. Система управления – это не калькулятор и не редактор документов. Ее эффективное функционирование очень чувствительно к человеческому фактору.

Первый вариант хоть и не предполагает (помимо затрат на обучение) затрат на внедрение. Гораздо более сложен и болезнен, так как потребуется ломка устоявшихся отлаженных процессов. И в конечном счете он может оказаться намного дороже чем второй.

Правильнее все-таки адаптировать программное обеспечение под бизнес-процессы. Хотя, нужно отметить, что некоторые процессы возможно всё-таки придется изменить, так как их автоматизация может быть просто нереализуемой.

Этапы внедрения системы автоматизации бизнес-процессов
  1. Обследование организационной структуры предприятия, выявление основных бизнес-процессов, потоков работ и формальное описание схемы движения документов.
  2. Составление номенклатуры документов, формирование справочников и классификаторов, составление инструкций. Построение модели бизнес-процессов. Определение ролей и построение матрицы доступа.
  3. Адаптация автоматизированной системы управления на основе информации, полученной на этапе обследования.
  4. Установка и настройка программного обеспечения и опытная эксплуатация.
  5. Окончательная настройка системы управления на предприятии с учетом недочетов, выявленных во время опытной эксплуатации.
  6. Обучение персонала организации.

Эксплуатация системы автоматизации бизнес-процессов

Нужно быть готовым к тому, что в процессе эксплуатации так или иначе потребуется техническая поддержка со стороны разработчиков и специалистов по внедрению. Связано это с тем, что жизнь не стоит на месте. Меняются условия, законы, нормы и т.п. Меняются ваши внутренние регламенты взаимодействия. Все это потребует изменений и в системе автоматизации бизнес-процессов.

 


Мы ни коим образом не пытались вас напугать или отговорить от автоматизации ваших бизнес-процессов. Мы просто поделились наблюдениями из нашего опыта. 

Мы готовы предоставить нашу поддержку на всех этапах автоматизации бизнес-процессов вашей компании.

    Введите код с картинки
    Необходимо согласие на обработку персональных данных